Wyniki kontroli przeprowadzonej przez    Zespół Kontrolujący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Żagań dotyczącej  finansowania wyjazdów służbowych byłego Burmistrza Miasta Żagań Sławomira Kowala w latach:  2008-2012

- Burmistrz Miasta Żagań Sławomir Kowal w latach 2008-2012 odbył 421 podróży służbowych na łączną kwotę 93.606,88zł (dziewięćdziesiąt trzy tysiące sześćset sześć zł 88gr) średnio w każdym, roku wydając na ten cel 18.721,37zł. Kwota ta stanowi 28,6% wszystkich wydatków poniesionych na ten cel w Urzędzie Miasta Żagań.

 - 421 poleceń wyjazdów służbowych w ciągu pięciu lat to średnio 84 wyjazdy w roku. Biorąc pod uwagę, że ilość dni roboczych w trakcie roku wynosi 254 to należy przyjąć, że burmistrz, co trzeci dzień spędził w podróży służbowej.

 Środki wydane przez Burmistrza Miasta Żagań na podróże służbowe w latach 2008-2012:

2008 rok –  21.297,84zł

2009 rok –  17.108,83zł

2010 rok  - 16.574,53zł

2011 rok –  26.758,51zł

2012 rok  - 11.867,17zł

Razem:      93.606,88zł

Ilość wyjazdów służbowych Burmistrza Miasta Żagań w latach 2008-2012:

 2008 rok  – 91

2009 rok  – 69

2010 rok  – 72

2011 rok  – 103

2012 rok  – 86

Razem: 421

 - Brak potwierdzeń pobytu  na prawie wszystkich delegacjach (jedna potwierdzona), chociaż w Urzędzie Miasta obowiązuje dokument (stworzony przez burmistrza) obligujący wszystkich pracowników do potwierdzania pobytu. W dokumencie widnieje zapis o nie wypłacaniu  środków finansowych za niepotwierdzoną delegację. W dokumencie nie ma mowy o pracodawcy, którym jest burmistrz. Komisja uważa, że Urząd Miasta jest instytucją publiczną, finansowaną z publicznych środków, a nie prywatnych pracodawcy a więc pracodawcę powinny obowiązywać takie same zasady jak pozostałych pracowników.  Według przepisów nie ma konieczności potwierdzania pobytów służbowych, ale tylko w przypadkach, gdy w instytucji nie ma wewnętrznych regulaminów regulujących potwierdzanie wyjazdów. W przypadku, kiedy w jednostkach obowiązują takie przepisy należy się do nich stosować. Również w prawie rozwiązana jest kwestia związana z niemożliwością potwierdzenia wyjazdu, gdyż i takie przypadki się zdarzają. W takim przypadku dopuszcza się napisanie przez pracownika oświadczenia potwierdzającego pobyt. Do żadnego z dokumentów oświadczenie nie zostało dołączone.

- Zastrzeżenia Komisji budzi fakt delegowania burmistrza w podróże służbowe przez różne osoby, w tym również osoby mu bezpośrednio podległe względem stosunku pracy. W 2008 roku delegował burmistrza w podróże służbowe Przewodniczący Rady Miasta Żagań Zdzisław Mirski a w kolejnych latach pani Sekretarz Miasta Magdalena Wiadomska – Łazowska oraz Skarbnik Miasta Teresa Łapczyńska i Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Krzysztof Bortnowski. (Dwie ostatnie osoby pozostają w bezpośredniej zależności służbowej od burmistrza.)

- Na większości delegacji brakuje konkretnie sprecyzowanego celu wyjazdu. Przykłady: spotkanie, spotkanie z inwestorem, spotkanie w ministerstwie, spotkanie służbowe, cel służbowy, notariusz, akt notarialny, udział w konferencji, WAM, BGK, LRPO, RZI, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki, Ministerstwo Finansów,  

- Nie pokrywają się miejscowości z siedzibami Urzędów:

Np.: Delegacja 441 z 12.12.2011 roku – Raport Kasowy 242/15; Cel: Spotkanie w Ministerstwie w sprawach bieżących; Trasa: Zagań-Poznań-Gorzów-Żagań.

- W trakcie jednego roku podróże do tych samych miejscowości rozliczane są według różnych ilości kilometrów, np.: do Zielonej Góry 9 różnych kwot. 

- Dokonano porównania ilości wystawionych druków poleceń służbowych z ilością wydanych i odnotowanych w ewidencji delegacji. Ilość delegacji jest zbliżona niewielkie różnice mogły być spowodowane tym, iż delegacja została wydana, lecz nierozliczona.

Zespół stwierdził wyrwanie trzech kartek z ewidencji delegacji z lat 2011 i 2012. Kolejność numeracji wydawanych delegacji na kolejnych stronach się jednak zgadza. Widać jednak, że wyrwane strony były przepisywane – świadczy o tym ten sam charakter pisma oraz długopis. W dokumencie występują również poprawki wykonane za pomocą korektora, którego nie należy stosować w dokumentach urzędowych.

- Zespół Kontrolujący stwierdził pokrycie się terminów wyjazdów z dwóch delegacji:

1) Delegacja nr 285 z 16.08.2010 roku – wyjazd do Krakowa na okres od: 20.08.2010 r. do 23.08.2010r. w celu spotkania w Radio RMF FM oraz uczestniczenie w 100 leciu ZHP  koszt 1024,98zł. Wyjazd: Żagań 20.08.2010 godz. 5.00 – Kraków 20.08.2010 godz 10.30

                  Powrót: Kraków 23.08.2010 godz.12.00 – Żagań 23.08.2010 godz. 18.11

2) Delegacja do Zielonej Góry na kwotę: 83,52zł;

    Wyjazd: Żagań 23.08.2010 godz. 9.18 – Zielona Góra 23.08.2010 godz. 10.00

     Powrót: Zielona Góra 23.08.2010 godz 11.30 – Żagań 23.08.2010 godz. 16.00

Wnioski pokontrolne:

Zespół Kontrolujący ze względu na stwierdzone znaczne uchybienia wnosi o powołanie biegłego niezależnego rewidenta (eksperta} w celu dalszej i dogłębnej weryfikacji przedstawionych dokumentów  w szczególności weryfikację potwierdzeń pobytów, celowości wyjazdów, zasadności rachunków i faktur, pokrywania się terminów delegacji, oraz uprawnień osób udzielających polecenia wyjazdów służbowych. Wnosi również o  poczynienie odpowiednich kroków prawnych mających na celu wyjaśnienie czy rozliczanie podróży służbowych nie nosi znamion przestępstwa w związku z  pokryciem  się terminów dwóch delegacji jak również czy nie zaszła możliwość fałszowania dokumentów związanych z ewidencją poleceń służbowych gdzie zostały wyrwane kartki, a do poprawek używano korektora. Komisja zaleca zasięgnięcie opinii prawnej stwierdzającej czy można wypłacać środki finansowe bez podawania konkretnego celu wyjazdu na drukach poleceń wyjazdów służbowych.